Zarządzanie dokumentacją w małym biurze: najlepsze praktyki

Zarządzanie obiegiem dokumentów stanowi kluczowy element efektywnego funkcjonowania każdej firmy, wpływając na organizację pracy, bezpieczeństwo informacji oraz na zdolność do podejmowania skutecznych decyzji. Przemyślanie zaprojektowany przepływ dokumentów umożliwia szybkie odnajdywanie potrzebnych informacji. Co więcej, porządkowanie i archiwizacja dokumentów umożliwiają lepszą kontrolę nad realizacją zadań i przebiegiem planu pracy. Dlatego też, należy poświęcić odpowiednią uwagę archiwizowaniu w biurze, aby dzięki usprawnieniu systemu obiegu dokumentów zwiększyć efektywność i zapewnić bezpieczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Tym bardziej, że zgodnie z prawem firmy muszą archiwizować każdy dokument (niezależnie od tego czy jest to dokument kadrowy, księgowy czy inny) przez określony czas. W tym artykule dowiesz się, jak skutecznie zarządzać dokumentacją w swojej firmie oraz jak zarządzać dokumentami w formie elektronicznej.

Skuteczna organizacja dokumentów w małym przedsiębiorstwie może być wyzwaniem z wielu powodów. Przechowywanie dokumentacji w ograniczonej przestrzeni, w której brakuje miejsca na papierowe dokumenty może stać się problemem. Dodatkowo, bez określonego systemu archiwizacji, mogą wystąpić trudności związane z dostępem do dokumentów, a także może dojść do ich uszkodzenia, zaginięcia lub kradzieży danych, co jest szczególne niebezpieczne zwłaszcza w przypadku przechowywania poufnych informacji. Dlatego oprócz tradycyjnego obiegu dokumentacji w formie papierowej i sortowania papierów z pomocą segregatorów lub pudeł archiwizacyjnych, warto poznać współczesne metody archiwizowania dokumentów firmowych i stosować systemy elektroniczne.   

Aby skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów w firmie konieczne jest zastosowanie właściwego systemu przechowywania (papierowych, jak i elektronicznych dokumentów), określenie jasnych procedur dostępu (za pomocą specjalnych uprawnień) oraz zapewnienie odpowiednich środków ochrony, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów. 

By zapewnić prawidłowy obieg informacji w biurze, papierowe wersje dokumentów należy odpowiednio uporządkować i posegregować w taki sposób, by ich nie zgubić. Posłużyć do tego mogą segregatory (wraz z przekładkami do segregatorów), teczki na dokumenty oraz skoroszyty. Dzięki tym produktom zachowasz porządek w pismach, a dostęp do nich będzie łatwy i wygodny. Należy pamiętać, iż istotną częścią zarządzania dokumentacją firmową są regularne przeglądy magazynowanych dokumentów. Poprzez cykliczne sortowanie, usuwanie nieaktualnych, przestarzałych, czy niepotrzebnych informacji, redukuje się stosy dokumentów w firmowym archiwum. Najważniejsze jednak jest prawidłowe przechowywanie zarchiwizowanych wydruków, a więc takie, które zapewni bezpieczeństwo zawartych w nich treści. Najlepiej użyć do tego specjalnych szafek na dokumenty zamykanych na klucz. Takie rozwiązanie zapewni dostęp do dokumentacji tylko uprawnionym do tego osobom i uchroni przed kradzieżą cennych danych.

Niestety w małych biurach o ograniczonej przestrzeni najczęściej nie ma miejsca na takie szafki, przez co dokumenty leżą na widoku i są dostępne dla wszystkich, co wiąże się z możliwością utraty dokumentacji lub wglądu do nich przez osoby niepowołane. Dlatego najlepszą strategią zarządzania dokumentacją w małym biurze jest digitalizacja, czyli proces przekształcania dokumentów papierowych w formę cyfrową. Digitalizować możesz wszystkie dokumenty związane z działalnością firmy, a więc faktury, umowy, formularze oraz dokumenty kadrowe (zgodnie z ustawą z dnia 1 stycznia 2019).  Elektroniczny system do zarządzania dokumentami redukuje ilość różnych dokumentów papierowych, co sprawia, że z łatwością zadbasz o porządek, a co najważniejsze przechowuje je w sposób bezpieczny- pliki cyfrowe mogą być chronione hasłem i szyfrowane, co zapobiega wyciekom danych. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zwiększenie ich dostępności i ułatwienie procesów wyszukiwania, co w znacznym stopniu usprawnia funkcjonowanie biura. Warto wspomnieć, iż dzięki elektronicznemu archiwum można również zredukować koszty związane z tradycyjnymi metodami magazynowania papierowej dokumentacji.

By przejść na elektroniczny obieg dokumentów w pierwszej kolejności należy zeskanować wszystkie papiery, do czego konieczny jest zakup skanera. Skanery dokumentów to kluczowe narzędzia do digitalizacji papierów biurowych- dzięki nim skopiujesz papierowe wydruki i wprowadzisz je do komputera. W ten sposób, zamieniając dokumenty z wersji papierowej na cyfrową, oszczędzisz miejsce w swojej biurowej przestrzeni, które możesz wykorzystać w dowolny sposób. Na rynku dostępne są skanery, które umożliwiają skan wielu dokumentów jednocześnie, co przyczynia się do oszczędności czasu. Zaawansowane skanery są wyposażone w technologię (moduł) OCR, która umożliwia rozpoznawanie treści i ich konwersję na edytowalne pliki tekstowe. Ponadto, skaner oraz inne narzędzia do digitalizacji dokumentów mogą się bezpośrednio integrować  z systemami elektronicznego obiegu dokumentów(na przykład z DMS), co dodatkowo usprawnia pracę w firmie. 

Centralne repozytorium dokumentów (Document Management System - DMS) to system, który umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w formie cyfrowej. W centralnym repozytorium można przechowywać np. pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i multimedia. Oprogramowanie DMS pozwala na efektywną organizację za pomocą systemu kategorii, tagów, folderów czy indeksów. Dokumenty w tym systemie są zazwyczaj porządkowane w układ drzewiasty, co je automatycznie porządkuje i hierarchizuje. DMS umożliwia także e-fakturowanie, co jest znacznym ułatwieniem pracy dla przedsiębiorców.

Przechowywanie dokumentów w chmurze umożliwia firmie przechowywanie swoich dokumentów w zdalnych serwerach. Dzięki temu pracownicy mają do nich dostęp z dowolnego miejsca, co jest szczególnie istotne w przypadku pracy zdalnej. Bezwzględną zaletą przechowywania dokumentów w chmurze jest automatyczne aktualizowanie danych, co chroni przed utratą informacji w wyniku awarii sprzętu. W dodatku, chmura pozwala dostosować przestrzeń do przechowywania do bieżących potrzeb firmy, co umożliwia elastyczność skalowania zasobów w miarę rozwoju firmy. Minusem stosowania chmury do przechowywania dokumentacji mogą być aktualizacje, które czasami wymagają od pracowników wdrażania nowych rozwiązań. Ponadto trzeba zwrócić uwagę na fakt, że niektóre programy do przechowywania dokumentów w chmurze mają określony czas umowy.

Zaletą systemu DMS jak i przechowywania dokumentów w chmurze, jest dostęp do historii zmian, co umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów. Zintegrowanie z innymi systemami w firmie (m.in. CRM, e-mail czy aplikacje biurowe) pozwala na przejrzystość raportów oraz automatyzację procesów biznesowych. Dodatkowo, DMS jak i chmura ułatwia współpracę między członkami zespołu, ponieważ współpracownicy mogą jednocześnie pracować nad jednym dokumentem, co usprawnia komunikację wewnętrzną w firmie. Ponadto, jasność elektronicznych formularzy oraz systemy kontroli zapewniają bezpieczeństwo i możliwość kontrolowania zgodności z przepisami, dzięki wprowadzeniu odpowiednich zabezpieczeń.

Pamiętaj, aby w zarządzaniu dokumentami w swojej firmie uwzględnić indywidualne potrzeby i charakterystykę branży, w której działa. Wystarczy tylko posłużyć się odpowiednio wersją elektroniczną dokumentacji, aby ułatwić proces przechowywania i zarządzania danymi. Oto dwa przykłady, które ilustrują skuteczne zastosowanie wyżej opisanych technologii:

Biuro rachunkowe: Problem: Konieczność przestrzegania ścisłych przepisów podatkowych i przechowywania dużej ilości dokumentów księgowych. Rozwiązanie: Wdrożenie systemu DMS (Document Management System), który umożliwia szybki dostęp do faktur, umów i dokumentów księgowych. System automatycznie kategoryzuje dokumenty, ułatwiając pracę księgowym oraz daje możliwość wprowadzenia elektronicznych zabezpieczeń.

Firma architektoniczna: Problem: Potrzeba efektywnego zarządzania projektami, rysunkami technicznymi i dokumentacją ofertową. Rozwiązanie: Wykorzystanie platformy do współpracy online, umożliwiającej udostępnianie projektów, śledzenie zmian i komunikację z klientami. Daje to także możliwość zarządzania różnymi wersjami plików, dzięki czemu można łatwo można edytować projekty.

Pamiętaj także, że wprowadzenie tego rodzaju rozwiązań ma wpływ na czas spędzony przed ekranem. Aby dowiedzieć się w jaki sposób zapewnić komfortowe warunki przez cały dzień pracy przy komputerze, zajrzyj do artykułu zmiany w ergonomii pracy przy komputerze od 2024 - ważne informacje dla przedsiębiorców.

Porządek w papierach to często wyzwanie w prowadzeniu działalności. Dlatego ważne jest łączenie różnych technik i strategii, ponieważ często są wzajemnie powiązane i wzmacniają się nawzajem, tworząc spójny system obiegu dokumentów w Twojej firmie. Dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom, małe firmy mogą poprawić swoją efektywność, zwiększyć bezpieczeństwo informacji i lepiej spełniać wymogi regulacyjne. Niezależnie od tego, czy chodzi o elektroniczne dokumenty, czy o manualne procesy, istnieje wiele sposobów, aby usystematyzować pracę w firmie oraz utrzymać lepszy poziom bezpieczeństwa i także znacznie podnieść komfort pracy.

Zapraszamy do naszego sklepu Ofix.pl, gdzie znajdziesz artykuły pomocne w archiwizacji dokumentów, a wśród nich segregatory, koszulki na dokumenty, teczki, skoroszyty, pudła archiwizacyjne i inne przydatne akcesoria. Zapewniamy konkurencyjne ceny oraz szybką dostawę w 24h.