Praca zdalna, która znacząco zyskała na popularności podczas pandemii, wiąże się z wieloma korzyściami, ale także niesie ze sobą konkretne zagrożenia. W szczególności bezpieczeństwo danych osobowych oraz firmowych staje się jednym z najważniejszych aspektów, ponieważ praca poza firmową siecią może narażać te dane na różne zagrożenia. Firmy muszą wdrożyć odpowiednie procedury ochrony danych osobowych, a pracownicy muszą być świadomi zagrożeń jakie niesie ze sobą praca zdalna, tj. ryzyka związanego z utratą danych, wyciekiem lub kradzieżą informacji. Warto również podkreślić, że praca poza biurem zwiększa potrzebę dbania o zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO, co wymaga od firm szczególnej staranności w zabezpieczaniu zarówno danych osobowych klientów, jak i pracowników. W artykule przedstawimy kluczowe zasady i działania, które pomogą zabezpieczyć dane podczas pracy zdalnej, zarówno w domowym biurze, jak i w miejscach publicznych.

Praca zdalna to nie tylko home office, ale często również wykonywanie obowiązków służbowych w podróży czy miejscach publicznych, jak kawiarnie, lotniska, czy hotele. Takie środowiska pracy wiążą się z wieloma zagrożeniami. Pracownik korzystający z publicznego Wi-Fi naraża dane firmowe na ryzyko wycieku, ponieważ sieci publiczne często nie są wystarczająco zabezpieczone. Hakerzy mogą łatwo uzyskać dostęp do transmisji danych, jeżeli nie są one odpowiednio szyfrowane. Oprócz tego, przetwarzanie danych osobowych w otoczeniu osób postronnych zwiększa ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych poprzez możliwość podejrzenia wrażliwych informacji na ekranie laptopa. Dlatego kluczowe jest wprowadzenie i egzekwowanie ścisłych procedur bezpieczeństwa, takich jak stosowanie szyfrowania oraz wirtualnych sieci prywatnych (VPN), filtrowanie danych, a także regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa.

Jednym z najprostszych, ale jednocześnie najskuteczniejszych sposobów na ochronę danych osobowych podczas pracy zdalnej jest korzystanie m.in z silnych haseł. Hasło powinno składać się z minimum 12 znaków, zawierać znaki specjalne, duże i małe litery oraz cyfry. Ważne jest, aby pracownik  nie wykorzystywał tego samego hasła do różnych systemów i aplikacji, zwłaszcza tych, które są kluczowe dla bezpieczeństwa danych firmowych. Pracując zdalnie warto również korzystać z menedżerów haseł, które nie tylko przechowują hasła w zaszyfrowanej formie, ale również pomagają generować silne hasła. Pracodawca powinien wprowadzić regulaminie pracy zasady dotyczące regularnej zmiany haseł, co dodatkowo zabezpieczy firmę.

Unikanie korzystania z publicznych sieci Wi-Fi, do których mają dostęp inne osoby przebywające w ich zasięgu, to kolejna kluczowa zasada, której należy przestrzegać, aby chronić firmowe dane. Publiczne Wi-Fi często nie oferuje wystarczającego poziomu bezpieczeństwa, co naraża dane na ataki hakerskie. Najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystywanie do pracy zdalnej prywatnych hotspotów, które są odpowiednio zabezpieczone. Pracownik może udostępnić sieć z prywatnego telefonu lub zainwestować w mobilny router, który zapewni bezpieczne połączenie z internetem.

Bezpieczeństwo pracy w modelu zdalnym wymaga, aby pracownicy stosowali proste, ale skuteczne metody ochrony, takie jak blokada ekranu. To rozwiązanie jest szczególnie ważne, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki w miejscach publicznych. Blokada ekranu uniemożliwia osobom postronnym dostęp do danych w przypadku krótkiej nieobecności pracownika przy komputerze. Takie działanie minimalizuje ryzyko wycieku danych firmowych i osobowych, gdy pracownik wykonuje pracę zdalnie.

Praca zdalna w miejscach publicznych, takich jak biura coworkingowe, kawiarnie czy środki transportu, naraża dane firmy na ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych przez osoby postronne. Nawet nieświadomy, przypadkowy wgląd w dane wyświetlane na ekranie komputera może stanowić zagrożenie. Aby je zabezpieczyć, warto korzystać z filtrów prywatyzujących, które sprawiają, że ekran staje się widoczny tylko pod określonym kątem, co dodatkowo utrudnia wgląd w przetwarzane dane osobowe. Takie rozwiązanie chroni poufne dane i informacje firmowe przed niepowołanymi osobami. Należy także zwracać uwagę na to, co mówimy przez mikrofon, szczególnie w otwartych przestrzeniach, używając słuchawek z mikrofonem do rozmów biznesowych, aby nikt przypadkiem nie usłyszał poufnych informacji.

Zabezpieczenie danych podczas pracy zdalnej to także dbanie o regularne tworzenie kopii zapasowych. Przedsiębiorstwo powinno mieć opracowaną politykę tworzenia backupów, które chronią poufne dane przed ich utratą. Dyski twarde, na których przechowywane są kopie zapasowe, powinny być odpowiednio zabezpieczone, a ich dostępność ograniczona tylko do upoważnionych osób. Oprogramowanie do automatycznego tworzenia backupów może pomóc w regularnym przechowywaniu danych bez ryzyka ich utraty. Administrator powinien dbać o to, aby kopie zapasowe były szyfrowane i umieszczone w bezpiecznym miejscu, a także regularnie testować ich skuteczność.

Podczas pracy zdalnej ochrona poufnych danych osobowych staje się priorytetem. Dlatego firmy w celu zabezpieczania danych osobowych w tym modelu pracy stosują odpowiednie środki techniczne. Jednym z kluczowych narzędzi zapewniających bezpieczeństwo informatycznych w zakresie ochrony danych osobowych są programy antywirusowe. Zapewniają one ochronę przed różnymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, wirusy, ransomware czy phishing, które mogą doprowadzić do wycieku lub kradzieży danych. 

W celu skutecznego zabezpieczenia danych osobowych, program antywirusowy powinien być regularnie aktualizowany, co pozwala na szybkie wykrywanie nowych zagrożeń. Ważne jest również, aby oprogramowanie posiadało funkcję ochrony w czasie rzeczywistym oraz możliwość skanowania plików pobieranych i wysyłanych przez internet. Dzięki temu pracownicy mogą bezpiecznie korzystać z sieci i urządzeń, minimalizując ryzyko naruszenia prywatności i poufności danych osobowych w codziennych operacjach zdalnych.

Bezpieczeństwo danych zależy także od stanu technicznego i zabezpieczenia sprzętu służbowego, z którego korzystają pracownicy zdalni. Sprzęt komputerowy, taki jak laptopy, smartfony czy dyski twarde, musi być odpowiednio zabezpieczony przed utratą lub kradzieżą danych. Pracodawca powinien zadbać o to, by  wszyscy pracownicy w trybie pracy zdalnej mieli zainstalowane aktualne oprogramowanie antywirusowe oraz firewall. Regularne aktualizacje systemu operacyjnego oraz oprogramowania są kluczowe, aby minimalizować ryzyko wycieku danych. Warto również korzystać z szyfrowania danych na dyskach twardych, aby w razie utraty sprzętu dane były chronione. Administratorzy danych osobowych powinni także zapewnić, że pracownicy przestrzegają zasad dotyczących przechowywania i udostępniania danych firmowych oraz osobowych, co zmniejszy ryzyko wycieku informacji. Ważne jest również stosowanie akcesoriów zabezpieczających do laptopów typu blokady, zabezpieczenia z czytnikiem itp. Dzięki nim można skutecznie chronić urządzenia przed fizyczną kradzieżą oraz ograniczyć dostęp do danych jedynie do osób uprawnionych. Blokady fizyczne, takie jak linki zabezpieczające, uniemożliwiają wyniesienie sprzętu, podczas gdy czytniki biometryczne lub klucze sprzętowe zapewniają dodatkową warstwę ochrony, gwarantując, że tylko upoważnione osoby mogą zalogować się do systemu. Te rozwiązania pomagają zwiększyć bezpieczeństwo danych osobowych i firmowych, zwłaszcza podczas pracy w miejscach publicznych.

Jak widać praca zdalna, choć wygodna i elastyczna, niesie ze sobą wiele wyzwań związanych z bezpieczeństwem danych. Praca zdalna wymaga przestrzegania odpowiednich procedur ochrony danych, jak szyfrowanie, regularne kopie zapasowe, stosowanie VPN czy korzystanie z blokady ekranu. Są kluczowe elementy organizacji pracy, które pozwolą chronić dane firmy podczas pracy zdalnej.