Archiwizacja dokumentów - na czym polega i jak to robić?

Archiwizacja dokumentów w siedzibie firmy lub w domu to istotny proces, który umożliwia nam wieloletnie przechowywanie dokumentów oraz ochronę ważnych zapisów i informacji przez lata. Jest to szczególnie ważne w miejscu pracy, gdzie kluczowe jest przechowywanie wszystkiego - od dokumentacji pracowniczej i dokumentów finansowych po biznesplany i materiały marketingowe. W tym artykule przyjrzymy się kilku najpopularniejszym metodom archiwizacji dokumentów, abyś mógł zdecydować, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy oraz wskażemy niezbędne artykuły biurowe pomocne podczas archiwizacji.

Bez względu na branżę archiwizacja dokumentów stanowi integralną część systemu zarządzania. Dokumenty reprezentują wartość firmy - wiedzę i historię jej działalności. A zgodnie z aktualnymi przepisami Ustawy o archiwizacji wszystkie instytucje, które w czasie swojego działania wytwarzają dokumenty archiwalne, mają obowiązek założenia składnicy akt. Są więc zobowiązane do prowadzenia archiwów.

Należy przy tym podkreślić, że wyłącznie prawidłowa archiwizacja dokumentów może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy i wydajność pracy, poprzez efektywne zarządzanie zasobami, co jest kluczowe z punktu widzenia operacyjnego i prawnego. Mowa nie tylko o archiwizacji dokumentów księgowych, aktach pracowniczych, ale też o archiwizacji dokumentów magazynowych.

Systematyzacja i archiwizacja dokumentów pozwala na:

A na czym polega archiwizacja firmowej dokumentacji? Otóż na przechowywaniu ważnych dla firmy informacji w sposób uporządkowany, bezpieczny i dostępny oraz zgodny z przepisami prawa. W odpowiednich ustawach i rozporządzeniach zostały określone ścisłe zasady przechowywania i archiwizacji różnego typu dokumentów.  W zależności od typu dokumentacji mamy różne okresy jej przechowywania. I na przykład przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych ZUS przez okres 10 lat (w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 bądź między 1999-2019 o ile pracodawca przesłał do ZUS odpowiedni raport informacyjny) lub 50 lat - w przypadku pracowników zatrudnionych prze 1999 rokiem. Z kolei dokumentacja ZUS dotycząca przedsiębiorcy, a więc formularze zgłoszeniowe, rozliczeniowe (m.in. ZUS DRA) należy przechowywać 5 lat. Podobnie jest w przypadku dokumentacji podatkowej - m.in. paragony, faktury, księgi podatkowe, deklaracje VAT, potwierdzenie zapłaty VAT, itp.

Archiwizacja dokumentów to proces, który musi być przemyślany i warto się do niego odpowiednio przygotować, dzięki temu zdecydowanie łatwiej go wdrożyć i na co dzień wykorzystywać. Warto, aby proces ten był podzielony na kilka etapów.

Pierwszym krokiem w procesie archiwizacji dokumentów będzie ich ocena i klasyfikacja, a więc wskazanie dokumentów, które wymagają przechowywania oraz podział informacji ze względu na kategorie. Należy wyróżnić dokumenty wymagające krótkoterminowego przechowywania od tych, które będą archiwizowane w dłuższej perspektywie. Warto dodać, że do klasyfikacji stosuje się często następujące trzy kryteria:

Następnie należy sporządzić schemat klasyfikacji dokumentów, terminy ich zniszczenia oraz sposób ich przechowywania - w zależności od ich rodzaju w formie papierowej lub elektronicznej. Powinny być one odpowiednio oznaczone i skatalogowane. 

System przechowywania firmowej dokumentacji musi być dostosowany do specyfiki danego przedsiębiorstwa. Może to być tradycyjny system segregatorów i szaf archiwizacyjnych w przypadku archiwizacji dokumentów w formie papierowej, albo też nowoczesne rozwiązania cyfrowego przechowywania.

Bez zagwarantowanej dostępności, proces archiwizacji traci sens. Istotne dokumenty muszą być łatwo dostępne, by bez problemu odnaleźć w razie potrzeby ważne pisma czy inne informacje - np. podczas audytów.

Wraz z rozwojem nowoczesnych technologii zmienia się również sposób zarządzania dokumentami oraz ich przechowywaniem. Przechodzi się z tradycyjnych nośników na cyfrowe - mamy do czynienia z digitalizacją dokumentów, która znacznie ułatwia proces archiwizacji dokumentów, ale nie tylko. Usprawnia wiele innych procesów w firmie. 

Digitalizacja dokumentów zapewnia łatwy dostęp do dokumentów, co z kolei przekłada się na szybsze przetwarzanie i większą wydajność, a przy tym zapewnia bezpieczeństwo i backup danych. Ponadto dokumenty w formie cyfrowej zajmują mniej miejsca niż papierowe.  A jak przebiega cały proces digitalizacji? Już wyjaśniamy. Obejmuje on kilka etapów takich, jak:

Korzyści wynikające z archiwizacji cyfrowej obejmują:

W kwestii archiwizacji dokumentów pracowniczych istnieją określone prawnie zasady. Są one określone w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych wraz z innymi powiązanymi aktami zawiera kluczowe regulacje, które należy wziąć pod uwagę przy archiwizacji dokumentów w celu zapewnienia ich właściwego przechowywania i dostępu. Trzeba pamiętać o okresach przechowywania dokumentów księgowych, kadrowych, finansowych i medycznych. Ponadto istotne jest, aby poufne informacje powinny być zabezpieczone w sposób adekwatny do ryzyka, jakie niosą. Brak przechowywania lub niewłaściwa archiwizacja dokumentów pracowniczych może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z dokumentacją firmy czy prywatną warto wiedzieć jak powinna wyglądać poprawna archiwizacja dokumentów by uniknąć typowych błędów. Wśród nich wymienia się:

Bez wątpienia dobór odpowiedniego sprzętu i materiałów do archiwizacji jest niezwykle ważny, bo czyni cały proces kategoryzowania i przechowywania wszelkiej dokumentacji w siedzibie firmy znacznie prostszym i bardziej wygodnym. Materiały archiwizacyjne stanowią pewną tarczą ochronną dokumentów przed kurzem, światłem, wilgocią i innymi czynnikami zewnętrznymi. Dlatego warto sięgać po produkty wysokiej jakości i cechującymi się odpowiednimi parametrami (np. odpornymi na wilgoć, promieniowanie UV), oraz ergonomią. Zapewnią one nie tylko odpowiednią ochronę i bezpieczeństwo, ale też będą wygodne w użytkowaniu  i ułatwią organizację oraz odnajdywanie. 

Do archiwizacji dokumentów przydadzą się różnego typu segregatory czy skoroszyty, teczki kartonowe i plastikowe oraz pudła archiwizacyjne - zarówno na luźne dokumenty, jak i segregatory, które należy opisać i oznaczyć. Segregator  jest łatwym w transporcie archiwum dokumentów, stąd też warto od niego zacząć. Do segregatora przydatne będą koszulki na dokumenty, które zapewnią dodatkową ochronę kartek. O tym jaki segregator wybrać do archiwizacji przeczytasz więcej na naszym blogu - Artykuły biurowe do archiwizacji - jaki segregator wybrać?

Do segregatorów można również wpinać skoroszyty, co z kolei pomaga posegregować je według tematu lub daty. Taki system przechowywania dokumentacji sprawi, że łatwiej będzie nam się odnaleźć i nie spędzimy dużo czasu na szukaniu pożądanego dokumentu. Zaś pudła archiwizacyjne zapewniają bezpieczny sposób przechowywania dokumentów. Są to pojemniki zaprojektowane specjalnie do ochrony i przechowywania dokumentów, które nie są aktualnie używane. Umożliwiają przechowywanie luźnych dokumentów lub arkuszy umieszczonych w teczkach, skoroszytach lub w segregatorach.  Występują w różnych kształtach i rozmiarach, można je łatwo układać jedno na drugim, dzięki czemu możemy zaoszczędzić sporo miejsca korzystając z nich.

Warto jeszcze wspomnieć o etykietach, które nie zawsze kojarzone są z archiwizacją, a mogą znacznie ją ułatwić. Wydrukowane z dowolną informacją "naklejki" po prostu przyklejamy na segregator, teczkę, pudełko, szafę i bez zaglądania wiemy jakiej zawartości się spodziewać.

Aby prawidłowo archiwizować całą dokumentację firmową ważne jest posiadanie odpowiednich segregatorów i pudełek na dokumenty, a także innych niezbędnych materiałów biurowych, takich jak teczki na akta, etykiety i długopisy. Mając odpowiednie narzędzia, można skutecznie chronić i przechowywać ważne dokumenty przez wiele lat.

Z kolei w przypadku archiwizacji cyfrowej sprawdzą się dyski twarde, płyty CD, DVD, a nawet pendrive. Archiwizacja cyfrowa może być również wykorzystywana aby zachować ważne dane prywatne, takie jak zdjęcia rodzinne lub domowe filmy. Do procesu digitalizacji przyda się skaner, za pomocą którego będziesz mógł tworzyć cyfrowe kopie dokumentów.

Wraz z postępem technologicznym coraz większą rolę w archiwizacji danych odgrywa automatyzacja i sztuczna inteligencja, które czynią cały proces bardziej precyzyjnym, szybszym i mniej podatnym na błędy ludzkie. Automatyzacja procesu archiwizacji pozwala na szybsze przetwarzanie i kategoryzowanie dokumentów, zaś dzięki sztucznej inteligencji, system archiwizacyjny jest w stanie samodzielnie rozpoznać rodzaj dokumentu i odpowiednio go sklasyfikować. 

W związku z rozwojem sztucznej inteligencji, można się spodziewać jeszcze większych zmian w przyszłości archiwizacji. Przewidywanie jest wykorzystanie nowinek technologicznych takich, jak rozpoznawanie głosowe czy wirtualna rzeczywistość oraz wykorzystanie AI do analizowania dużych ilości dokumentów i danych oraz dokonywania prognoz dotyczących przyszłych potrzeb firmy.

Brak odpowiedniego oznaczenia, uporządkowania i zarządzania dokumentami rodzi problemy, kiedy chcemy odnaleźć konkretne treści, których aktualnie potrzebujemy. Dotyczy to nie tylko dokumentów firmowych, ale także prywatnych, przechowywanych w domu. Warto więc podstawowe zasady archiwizacji i przechowywania dokumentów stosować nie tylko w dużych firmach, także w małych i domowych biurach. Pamiętaj więc aby kategoryzować dokumenty w sposób przemyślany i bądź w tym konsekwentny. Tam gdzie jest to możliwe, warto korzystać z digitalizacji by ograniczyć przestrzeń zajmowaną przez papierowe kopie. Ponadto, nie zapominaj o regularnych przeglądach, które ułatwią Ci efektywne zarządzanie dokumentami. Archiwizacja dokumentów w domu powinna więc opierać się na tym samym schemacie, co w firmie. O dobrych praktykach w zarządzaniu dokumentacją możesz jeszcze przeczytać na naszym bloku. Zachęcamy do lektury.

W ofix.pl znajdziesz różnego typu materiały pomocne w efektywnej i wygodnej archiwizacji dokumentów z dostawą do Twojego biura czy domu w 24h. Polecamy nie tylko produkty pomocne w organizacji dokumentów, ale też urządzenia biurowe czy też inne artykuły niezbędne w biurze.