Bezpieczne niszczenie dokumentów – jak zrobić to zgodnie z prawem i za pomocą niszczarki?

W dzisiejszych czasach bezpieczeństwo informacji jest kluczowym elementem nie tylko dla firm czy instytucji, ale także osób prywatnych. Ochrona poufnych danych, takich jak akta, informacje finansowe, dane osobowe czy dokumenty firmowe jest niezwykle ważna. A zgodnie z przepisami, utylizacja dokumentów firmowych i finansowych jest uważana za jedną z form przetwarzania danych, co jest istotne z punktu widzenia przestrzegania prawa oraz ochrony poufności informacji.

Bez względu na to, czy dokumentacja jest papierowa, skanowana czy przechowywana na nośnikach elektronicznych (np. płyta, dysk, pendrive), zawsze istnieje ryzyko jej przechwycenia lub nieautoryzowanego dostępu, dlatego powinny być niszczone w sposób bezpieczny i zgodnie z literą prawa.  Samo ich pocięcie przed wyrzuceniem nie jest bezpiecznym sposobem utylizacji, a do tego jest czasochłonne. I choć istnieją różne różne metody niszczenia dokumentów, to najlepszym narzędziem do tego celu jest niszczarka. W tym artykule dowiesz się, jak powinien wyglądać proces utylizacji dokumentów firmowych za pomocą niszczarki do papieru w zależności od ilości i rodzaju poufnych dokumentów.

Niszczenie dokumentów jest istotne ze względu na ochronę prywatności i bezpieczeństwo danych. Dane osobowe, adresy, numery telefonów, imiona i nazwiska, numery PESEL czy  finansowe - to tylko niektóre informacje, które powinny być zniszczone, aby nie trafiły w niepowołane ręce.  Dlatego warto poznać podstawowe procedury niszczenia dokumentów, aby nie popełnić błędu i nie narazić swoich danych na niebezpieczeństwo. Niszczenie dokumentacji zawierającej dane poufne i wrażliwe powinno się odbywać przy użyciu urządzeń zaprojektowanych do tego celu.  Są nimi niszczarki - urządzenia, które  można łatwo zainstalować w każdej firmie lub miejscu pracy.

Należy jednak wybrać niszczarkę o odpowiednich funkcjach i zabezpieczeniach. Najlepsze niszczarki mają bezpieczne systemy kodów PIN byś miał pewność, że tylko upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do urządzenia. Powinny one również mieć możliwości zarządzania obsługiwanymi plikami, takie jak wybór, jakie pliki mogą być niszczone i jaki rodzaj szyfrowania powinien być stosowany.

Warto również podkreślić, że korzystanie z niszczarki do dokumentów może pomóc w uniknięciu strat finansowych, które mogą wyniknąć z naruszenia prawa -  zgodnie z (RODO), czyli unijnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych i swobodnym ich przepływie. Warto tutaj podkreślić, że RODO nie tylko wprowadziło obowiązek ochrony i właściwej utylizacji dokumentów, ale również zabrania przechowywania ich dłużej niż to konieczne.

Jest to szczególnie ważne w firmach zajmujących się gromadzeniem, przetwarzaniem i wykorzystywaniem danych wrażliwych lub osobistych. W takich firmach zaleca się stosowanie najnowszych technologii niszczenia dokumentów, aby zapewnić bezpieczne i skuteczne usuwanie wrażliwych danych. Do utylizacji przekazywane są zwykle dokumenty nieaktualne, a okres przechowywania różnego typu dokumentacji jest różny. Dla przykładu, zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym termin płatności podatku wygasł, ale takie dokumenty, jak listy płac, karty wynagrodzeń itp. muszą być przechowywane przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Niemiej jednak nie tylko nieaktualne dokumenty należy utylizować - także  biurowe materiały czy wewnętrzna korespondencja. Jej pocięcie nie gwarantuje bezpieczeństwa, więc lepiej zniszczyć ją za pomocą niszczarki.

Do niszczeni niepotrzebnych dokumentów firmowych używa się różnego typu niszczarek, ponieważ są najlepszym sposobem na zapewnienie bezpiecznego usuwania wrażliwych danych. Ich działanie polega na przecinaniu papieru na małe kawałki lub paski za pomocą ostrzy. Należy jednak podkreślić, że w niszczarki różnią się klasą bezpieczeństwa.

W roku 2012 wprowadzono normę DIN 66399, która określa aż siedem poziomów bezpieczeństwa dokumentów. Każdy poziom jest oznaczony symbolem "P" i numerem. Im wyższy numer, tym większa dokładność przetwarzania i trudniejsze odtworzenie dokumentów papierowych. 

Niszczarka o najniższy stopniu  P-1 przecina dokumenty na szerokie paski, co sprawia, że uzyskane fragmenty są bardzo łatwe do złożenia. Sprawdzi się jedynie przy zwykłej utylizacji dokumentów nieistotnych. 

Przykładem takiej niszczarki, jest Esperanza Blade P-1 DIN umożliwiająca jednorazowe niszczenie do 5 arkuszy papieru A4 80g, tnąc je na paski o wymiarach 7mm. Jest niezwykle prosta w obsłudze i  wyposażona w niewielki 10 litrowy kosz na ścinki, który bardzo prosto się opróżnia poprzez zdjęcie głowicy. Ponadto, posiada praktyczną funkcję cofania, zabezpieczenie termiczne oraz blokadę bezpieczeństwa.

Będzie odpowiednia do użytku domowego lub małego biura, gdzie dokumenty niszczone są dosyć rzadko i nie wymagają wysokiego poziomu tajności.  Wyposażona jest w niewielki 10 litrowy kosz na pocięte kartki papieru, który bardzo prosto się opróżnia. Urządzenie to jest łatwe i wygodne w obsłudze.

Zaś niszczarki oznaczone stopniem P-2 sprawdzą się do niszczenia wewnętrznej korespondencji. Dla przykładu niszczarka do papieru Rexel ProMax QS RSS1838 została wyposażona w szeroką szczelinę podawczą (220 mm) i jest w stanie utylizować niemal każdą dokumentację papierową. Bez problemu radzi sobie ze zszywkami czy spinaczami. Może pociąć do 18 arkuszy papieru A4 o gramaturze 80g, a każdy papierowy dokument zostaje zniszczony na 40 wąskich pasków o szerokości 6 mm. Co więcej jest przystosowana do pracy ciągłej do 30 minut i posiada pojemny kosz na ścinki i pojemności 38 l. Niszczenie dokumentów w niszczarce Rexel ProMax QS RSS1838 jest skuteczne i niezawodne. Dla potwierdzenia, że jest to produkt godny uwagi może stanowić fakt, że jest objęty gwarancją - 2 lata na mechanizm i 10 lat na ostrza.

Z kolei niszczarki o klasach bezpieczeństwa P-3 są odpowiednie do przetwarzania dokumentów w domowych warunkach. Jedną z nich jest Rexel Momentum X308,  która stanowi doskonałą propozycję dla małych firm czy domowych gabinetów. Może z łatwością niszczyć do 8 kartek jednocześnie i pracować bez przerwy przez 3 minuty. A do tego posiada 15-litrowy pojemnik na ścinki, który mieści do 100 kartek A4. Oferuje ona prosty i niezawodny proces niszczenia dokumentów tnąc je na  konfetti o wymiarach 5x42mm. Ponadto została wyposażona w praktyczne funkcje (automatycznego start/stop, cofania,  technologię zapobiegającą zacięciom czy zabezpieczenie przed przegrzaniem) by zmaksymalizować komfort jej użytkowania.

Modele o poziomach DIN P-4 i P-5 są idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, usług, bibliotek i innych instytucji publicznych. Wśród modeli niszczarek spełniających wymagania normy DIN P-4 godna uwagi będzie Fellowes 8C. Urządzenie to zniszczy jednorazowo do 8 kartek A4 70g, tnąc papier na ścinki o wymiarze 4x35 mm. Co więcej radzi sobie ona również z kartami kredytowymi oraz dokumentami  wraz z zszywkami i małymi spinaczami. A dzięki praktycznym funkcjom - np. blokada bezpieczeństwa Safety Lock, funkcja cofania, jest niezwykle łatwa i bezpieczna w użyciu.

Z kolei warta uwagi niszczarką cechującą się poziomem bezpieczeństwa DIN P-5 jest Leitz IQ Office P5, która stanowi doskonałą propozycję dla średnich firm. Jest w stanie zniszczyć do 10 kartek A4 jednocześnie, tnąc je na małe kawałki, które wpadają do 23 litrowego kosza, mogącego zmieścić aż 250 arkuszy  dokumentów zawierających dane poufne i wrażliwe . Co więcej proces niszczenia dokumentów przeznaczonych do utylizacji odbywa się z prędkością 1,8 metra na minutę, a urządzenie może nieprzerwanie pracować do 2 godzin.

Klasa P-6 i P-7 jest dedykowana instytucjom i organizacjom rządowym, gdzie ochrona tajnych dokumentów jest szczególnie istotna. W klasie P-6 znajduje się niszczarka Leitz IQ Office Pro P6+, która z łatwością niszczy do 5 kartek A4 za jednym razem i pracuje nieprzerwanie przez 4 godziny z prędkością cięcia 1,8 metra na minutę, radząc sobie ze zszywaczami czy spinaczami. A duży, 30-litrowy pojemnik może pomieścić do 390 kartek, zanim trzeba będzie go opróżnić. Po zakończeniu czasu pracy ciągłej następuje 60 minutowe schłodzenie maszyny. 

Z kolei w klasie P-7 godna polecenia jest niszczarka Kobra 300.2 HS-6 ES - idealna do nieprzerwanego cięcia tajnych dokumentów. Została wyposażona we wzmocnione napęd łańcuchowy (system SPPS), więc bez problemu poradzi sobie nawet z najcięższym użytkowaniem. Co istotne,  jest ona  przystosowana do nieprzerwanej pracy przez 24 godziny, dzięki czemu możesz szybko pozbyć się dużej ilości wrażliwych i poufnych dokumentów, których ścinki (0,8x5mm) wpadną do pojemnego i wygodnie otwieranego 135-litrowego kosza. Ponadto,  posiada ona system Energy Smart - przechodzi w tryb czuwania po 8 sekundach bezczynności i nie pobiera prądu. Jest to niszczarka doskonała dla dużych firm.

Utylizacja dokumentów w bezpieczny sposób jest ważna dla firm i organizacji, które chcą zachować poufność wrażliwych informacji.  Przy dokonywaniu wyboru odpowiedniego urządzenia przeznaczonego do niszczenia poufnych danych osobowych, dokumentów księgowych czy tylko wewnętrznej korespondencji ważne jest, aby upewnić się, że spełnia ono wymagane normy bezpieczeństwa i obejmuje system zabezpieczeń, który ograniczy nieautoryzowane dostępy do urządzenia. Aby zwiększyć skuteczność ochrony informacji, konieczne jest regularne wykonywanie procedur bezpieczeństwa określających w jaki sposób dokumenty powinny być niszczone. 

Zakup niszczarki powinien przede wszystkim być uzależniony od rodzaju informacji, które mają zostać zniszczone.  Jeśli chodzi o dokumenty o niskiej tajności (np. rachunki, listy), warto wybierać niszczarki o klasach bezpieczeństwa od P-1 do P-3. Jeśli z kolei chcemy zniszczyć poufne informacje, takie jak np. umowy, raporty czy dokumenty z danymi finansowymi, warto zdecydować się na niszczarki o klasach od P-4 do P-7.

Zasady utylizacji dokumentów w firmie mówią również o tym, w jaki sposób je należy niszczyć. Nie każda niszczarka radzi sobie ze stosem papierów. Wówczas w przypadku większych ilości dokumentów do utylizacji, warto rozdrabniać je i niszczyć w mniejszych partiach. Każde urządzenie ma również określoną maksymalną ilość dokumentów do zniszczenia, które można jednocześnie utylizować. Ponadto, nie wszystkie niszczarki są odpowiednia do niszczenia nośników elektronicznych i nie wszystkie radzą sobie z zszywkami czy spinaczami.  

Po zniszczeniu dokumentów, warto zadbać o ich właściwe usunięcie. W przypadku mniejszych ilości papierów, można zastosować np. kosz na śmieci zabezpieczony zamkiem, jeśli firma generuje je większe ilości może cały proces niszczenia danych przekazać firmie zewnętrznej. Powinna to być firma zajmująca się profesjonalnie niszczeniem dokumentów zgodnie z prawem. Posiada ona odpowiedni sprzęt, a usługi niszczenia dokumentów poświadcza certyfikatem potwierdzającym bezpieczeństwo całego procesu.

Podsumowując, niszczenie dokumentów jest ważnym elementem zarządzania bezpieczeństwem informacji. Wybór odpowiedniego urządzenia niszczącego może pomóc w zapewnieniu skutecznej ochrony wrażliwych danych przed nieautoryzowanym dostępem i pozwolić firmie na uniknięcie strat finansowych związanych z naruszeniem prawa i przepisów dotyczących ochrony danych. Ważne jest, aby wybrać urządzenie o odpowiednim stopniu tajności, które będzie w stanie zapewnić optymalny poziom bezpieczeństwa i ochrony danych. Aby zniszczyć dokumenty w bezpieczny sposób, należy również stosować się do zalecanych procedur bezpieczeństwa i ciągłego monitorowania systemów w celu zapobiegania ich naruszenia. Wszystko to pozwoli na skuteczne i bezpieczne niszczenie dokumentów za pomocą niszczarki. Oczywiście pamiętać należy o odpowiedniej konserwacji tego sprzętu. W Ofix.pl znajdziesz szeroki wybór niszczarek do papieru o różnych klasach bezpieczeństwa. Oferujemy również różnego typu akcesoria do niszczarek takie, jak oleje i worki.